Az egyes generációk (mármint a baby boomerek, X, Y, Z-k, stb.) közötti különbségek elemi erővel tudnak előtörni a munkahelyeken. Számos cikk született arról, hogyan dolgozik az Y generáció, hogyan (nem?) a Z, és hogyan szoknak át home office-ba a fiatal nemzedékek. (Erről majd külön írok.)

Kevesen gondolnak bele ugyanakkor a munka XXI. századi, falanszteresedő (= open office-okban számítógép előtt kornyadozó) világának egy fontos elemébe a generációk szempontjából. Ez a fontos, de sokak által gyűlölt elem a meeting.

Meetingre szükség van, mármint akkor, ha tényleg mindenki tudására szükség van egy kérdés eldöntéséhez, egy új termék megalkotásához, a hogyantovább megbeszéléséhez - egy szóval olyan esetekben, amikor két-három ember kupaktanácsa nem vezetne eredményre, vagy túl autokratikus lenne a végeredmény.

Csakhogy a késő Y és korai Z generációsok, azaz a munkavállalók legfiatalabb rétege (nevezhetjük őket NET nemzedéknek is), bizonyos értelemben nem kompatibilis a hatékony meeting módszereivel. Érdekes, hogy ugyanakkor ők azok, akik a Hogyan tarts hatékony meetinget cikkek jelentős részét írják.

A Profiles International összeszedte ennek a rétegnek a jellemzőit, én pedig kissé átfogalmazom ezeket:

• multitaskolnak, de azt mondják, figyelnek
• a munkahely számukra egy babzsákos kreatív startup, ahova a kutya is jöhet
• azonnali kielégülés kell nekik az éhségtől a projekttervig mindenben
• teljes szabadságra vágynak, így a munka számukra akkor jó, ha játszhatnak
• kísérleteznek, útkeresők
• általában bizalmatlanok
• kényelmesek
• és neteznek orrvérzésig

Ezek alapján hogyan meetingel egy fiatal?

• multitaskol, talán még akkor is, ha éppen ő prezentál
• babrál az unikornisos plüss tollával, és ha megunta, babrálja a szomszédja minyonos plüss pendrive-ját
• egy percig sem bírja ki, ha pisilnie kell: fészkelődik/kimegy akkor is, ha milliárdokról folyik a diskurzus
• csak játszásiból még kipróbál három, már a kezdetnél nyilvánvalóan értelmetlen verziót
• méregeti a nagytudású főnököt, akinek az az unalmas zakója van
• fókuszt veszt egy perc alatt (négyszer)
• és folyamatosan online: hat közösségi felületen és négy irodai alkalmazásban

Mit eredményez ez? Hogy egy átlagos dolgozó hetente legalább 5, de lehet, hogy akár 10 órát is elszúr az életéből a fókuszvesztett meetingek és a fölösleges szószaporítás miatt. Ez havonta minimum 20 óra. Évente 240 óra. A szánalmas bruttó 2000 Ft-os órabérrel számolva ez alsó hangon 480.000 Ft, amit a munkáltató fölöslegesen fizet ki, és ebben még nincs benne a kávégép melletti csacsogás és a cigiszünetek díja.

Hogyan vezess tehát egy meetinget, ha a te munkatársaid is a fenti tábort erősítik?

1. Ne meetingelj. Mármint ha nem égetően muszáj

Rengeteg megbeszélést hívnak össze a semmiért. Csak azért, mert a vezető nem mer egyedül dönteni, vagy azért, hogy éreztesse a dolgozókkal: ők is fontosak. Ha tényleg fontos neked a beosztottad, akkor legyen fontos a hatékony időbeosztása is. Gondold meg, nem lehet-e egy e-maillel elrendezni a dolgot, és ha igen, rendezd el annyival. Nem lesztek ettől értéktelenebb csapat.

2. Ha muszáj: táblára a fő témákkal!

A meeting, azaz sok ember kis helyen már önmagában is a fókuszvesztés melegágya. Pláne ha nem határozod meg előre, miért is gyűltetek össze. Az elkalandozós, monológmániás kollégák kedvéért a témák menjenek a flipchartra, így elég rámutatni (lehetőleg egy méteres rúddal), ha valaki hét határon túl jár fejben.

3. 30 másodperc csend

Nem arra gondolok, hogy félperces néma főhajtással adózzatok az újabb elvesztegetett idő emlékének, hanem tanujatok az Amazontól. Állítólag ott minden meeting 30 másodperc csenddel kezdődik, amikor is a résztvevők átolvassák a menetrendet.

4. Haladjatok a menetrend alapján!

A vezető legyen olyan, akár egy rendező: vezényelje le a meetinget. Tartsa a fókuszt, terelgesse a résztvevőket, és ösztönözze őket a megszólalásra, de egyben arra is, hogy legyenek tekintettel a többiek türelmére.

5. Legyen maximum 20 perc!

Igen. Amit nem lehet megbeszélni 20 perc alatt, az túl nagy falat ahhoz is, hogy strukturáltan átbeszéljétek két óra vajúdással. Bontsd inkább részekre, és minden témánál csak az abban illetékes kollégák vegyenek részt! Állítólag Steve Jobs is csak ilyen "rövid" meetingeket tartott.

6. Ne a meetingen beszéld meg azt, amiben csak egy-két fő érintett!

Ne várasd a többi kollégát, mert az ötödik percben fogják megnyitni a facebookot, rosszabb esetben a Professiont!

7. Ne itt ventilálj, sztorizz!

Szép dolog jóban lenni a munkatársaiddal, de a ventilálás további ventilálást szül (azaz ha neked van bajod, mindenkinek lesz), és van, akit nem érdekel, mit ettél tegnap. Éppen azt, aki haladna.

8. Határozzátok meg, hogyan tovább!

Ha nincs egyértelműen kimondva (lehetőleg leírva), kinek mi a feladata, akkor senki nem csinálja majd meg a sajátját. Azaz tarthattok majd újabb meetinget. 

9. Készítsetek összefoglalót!

Jegyezzétek le az elhangzottakat, hogy az is tudjon mindenről, aki esetleg hiányzott. Ez arra is jó, hogy mindenkinek világos legyen, kinek mi a feladata.

10. Csak akkor meetingelj, ha tényleg szükség van rá

Ja, ezt már mondtam. De hátha végigfészbukkoztad az előző pontokat.